Zbavit se papírů a archivovat dokumenty elektronicky je snem řady firem. Problém nastává v okamžiku, kdy je potřeba splnit zákonné požadavky na zajištění důvěryhodnosti dokumentů v delším časovém období. Cestou ven je společné řešení založené na bázi Dell EMC Elastic Cloud Storage (ECS) a nadstavby OBELISK Trusted Archive společnosti Sefira.
Požadavky na zajištění důvěryhodnosti dokumentů neustále rostou. I když se dnes mluví spíše o implementaci směrnice GDPR, ve skutečnosti jde o mnohem širší problematiku. Pokud se chceme totiž do budoucna zbavit velké části dokumentů a zajistit výměnu jen jejich elektronických verzí, stojí před námi řada větších úkolů. Je přitom v podstatě lhostejné, jestli jde o kontakt v rámci státní správy, mezi státem a občany či mezi komerčními subjekty. Vždy je nutné zajistit schopnost verifikovat autenticitu dokumentu i jeho elektronického podpisu. Nejen v okamžiku jeho přijetí, ale i v čase.
Archivace na věky
Základem celého řešení je pak také softwarově definované úložiště Elastic Cloud Storage od společnosti Dell EMC. To zajišťuje nejen vysokou dostupnost a bezpečnost uložených dat, ale vzhledem k objektové struktuře ukládání zároveň zajišťuje jejich organizaci do virtuálních celků
s oddělenou správou a řízením přístupu. Elektronický dokument (či v podstatě jakákoli data) se tedy ukládají společně s metadaty a dalšími údaji. V případě nasazení v rámci vytvoření digitálního archivu to znamená, že společně s dokumenty jsou uložena i data zajišťující možnost ověření důvěryhodnosti dokumentu nezávisle na konkrétním úložišti, ale také na použité technologii.
Řešení společnosti Sefira OBELISK Trusted Archive pak přináší úplně nový pohled na dlouhodobou archivaci dat, a zajištění důvěryhodnosti elektronických dokumentů. Vytváří v podstatě přidanou vrstvu mezi aplikacemi, které s dokumenty pracují, a úložištěm. Takový digitální archiv je založen na principech Public Key Infrastructure – PKI a aplikaci moderních ETSI standardů rozšířeného elektronického podpisu (AdES). Zajišťuje celý proces od ověření elektronicky podepsaných důkazů přes zajištění udržení důvěry a právní relevance a uchování a poskytnutí důkazního materiálu, až po pokročilé vyhledávání uložených dokumentů dle metadat a pomocí fulltextu.
Je totiž diametrálně jiná situace, jestli jsme schopni zajistit ověření digitálního podpisu a autenticitu dokumentu v okamžiku jeho přijetí, nebo jestli něco podobného potřebujeme v řádu let. Problémem je, že v současné době je obvykle zajištění důvěryhodnosti konkrétního dokumentu závislé na aplikaci, kterou jej vytvořen či zpracován. To může být do budoucna poměrně velký problém, zejména když dojde ke změně technologií. Stačí si představit něco tak běžného, jako změnu technologie ukládání dat.
Podepiš, ověř, archivuj
Celé řešení splňuje pochopitelně i další požadavky, včetně garance neměnnosti a nesmazatelnosti
pomocí retenčních politik, ale zároveň důvěryhodnou skartaci dokumentů, kdy smazaná data nelze obnovit ani v laboratorních podmínkách. Samozřejmostí je certifikovaná shoda s eIDAS. Využití softwarově definovaného Dell EMC Elastic Data Storage dává přitom dlouhodobou záruku snadné škálovatelnosti celého řešení, vysoké spolehlivosti, ale zároveň minimálních nároků na správu a administraci. Objektově orientované ukládání dat přitom zajišťuje jejich snadnou adaptaci na budoucí technologie bez jakéhokoli narušení důvěryhodnosti, autenticity či čitelnosti. Nadneseně řečeno lze říci, že pokud někdy v budoucnu budeme schopni ukládat data v rámci hologramů, biočipů či jakékoli jiné technologie, bude možné do něj objektové úložiště, tedy celý digitální archiv, poměrně jednoduše přenést.
V rámci řešení Sefira OBELISK Trusted Archive dochází přitom k poměrně vysoké míře automatizace práce s důvěryhodnými dokumenty. Příjemce může velmi snadno ověřit autenticitu dokumentu a zapečetit jej čímž zabrání jeho dalším (neautorizovaným, a především nezaznamenaným) změnám do budoucna. Řešení přitom odpovídá požadavkům na kvalifikovaný prostředek pro vytváření elektronických podpisů podle eIDAS čl. 29 (včetně přílohy II) či QSCD schválených EU.
OBELISK Trusted Archive zároveň automaticky zajišťuje ověření platnosti dokumentu přijatého k archivaci, a také vytvoření archivačního balíčku. Ten obsahuje všechny důkazní informace i časové razítko, případně pečeť zaručující autentičnost dokumentu i do budoucna. Díky objektovému ukládání dat na Dell EMC ECS je pak celý archivační balíček bezpečně uchován jako entita, což zajišťuje jeho dlouhodobou dostupnost i důvěryhodnost.
